Rikke Hein, skribent på Event IT Support

Sådan opretter du et event

Rikke Hein — Fri, 20 Jan 2023 11:52:27 +0000

Sådan opretter du et event

Opret et event

Vælg Events i venstremenu

Klik på Mine events

Klik på Opret event knappen i højre hjørne

Vælg den skabelon, du vil bruge

Du kan vælge mellem systemets generelle skabeloner, og evt. egne skabeloner.

Tilføj tekst, beskrivelse og billede

Du indtaster eventets navn, en kort beskrivelse, og den fulde beskrivelse af eventet. Herefter kan du tilføje det billede, du gerne vil præsentere eventet med.

Angiv dato og privatindstillinger

Angiv startdato og tilmeldingsperiode. Tag stilling til om eventet skal være “synlig for alle” på eventlisten eller om det skal være “privat”.

Tilføj deltagertyper og priser

Til sidst tilføjer du det antal deltagertyper, du har brug for – det kunne f.eks. være voksen og barn. Indtast priser og evt. ekstra information, der skal udfyldes. På dette trin får du præsenteret en guide, så du er helt sikker på, at få det hele med.

Test og offentliggørelse

Når du har opsat eventet, er det tid til test. Ved at klikke på “Test tilmelding” kan du gennemgå din opsætning fra start til slut. Da eventet er i kladde, kan du fuldføre tilmeldingen, foretage testbetaling og få tilsendt billter og evt. kvittering – uden at der afkræves “rigtig” betaling.

Når du har testet tilmeldingen og ikke vil foretage flere rettelser skal du offentliggøre eventet. Det er vigtigt at offentliggøre eventet da alle tilmeldinger i kladdetilstand er test og ikke gældende.

Du offentliggør eventet ved at klikke på knappen “Offentliggør event”.

Dit event er nu klar til tilmelding og du kan hente linket under “Del (eventlinks)”.

Når eventet er oprettet, vil du kunne se det på listen over Mine events.

Indlægget Sådan opretter du et event blev først udgivet på Event IT Support.

Sådan opretter du et event

Rikke Hein — Tue, 23 Nov 2021 06:11:26 +0000

Sådan opretter du et event

Opret et event

Vælg Events i venstremenu

Klik på Mine events

Klik på Opret event knappen i højre hjørne

Vælg den skabelon, du vil bruge

Du kan vælge mellem systemets generelle skabeloner, og evt. egne skabeloner.

Tilføj tekst, beskrivelse og billede

Du indtaster eventets navn, en kort beskrivelse, og den fulde beskrivelse af eventet. Herefter kan du tilføje det billede, du gerne vil præsentere eventet med.

Angiv dato og privatindstillinger

Angiv startdato og tilmeldingsperiode. Tag stilling til om eventet skal være “synlig for alle” på eventlisten eller om det skal være “privat”.

Tilføj deltagertyper og priser

Test og offentliggørelse

Du offentliggør eventet ved at klikke på knappen “Offentliggør event”.

Dit event er nu klar til tilmelding og du kan hente linket under “Del (eventlinks)”.

Når eventet er oprettet, vil du kunne se det på listen over Mine events.

Indlægget Sådan opretter du et event blev først udgivet på Event IT Support.

Eventtilstande: kladde, pause, offentliggjort og arkiveret

Rikke Hein — Tue, 23 Nov 2021 06:08:47 +0000

Når du arbejder med eventoprettelse på plaformen, er det vigtigt at have styr på eventets 4 tilstande, og herunder får du en gennemgang af tilstandene.

Kladde

Et nyoprettet event vil være i kladdetilstand.
Kladdetilstanden bruges, når du vil foretage tilrettelser og afprøve dit event.
Kun administratorer og personer med direkte link til eventet se og afprøve eventet.
Eventet vises på eventlisten, men kun for administratorer.

Testtilmeldinger

Du kan foretage testtilmeldinger, hvor du afprøver opsætningen, ved at klikke på “Test tilmelding“. Du kan tilmelde dig, foretage valg og fravalg, og endda prøve testbetaling– fuldstændig som kunden vil opleve det – blot i test.
Du kan slette testtilmeldingerne, hvis du får brug for det – ellers slettes de automatisk, når du offentliggør eventet.
Eventet offentliggør du ved at klikke på “Offentliggør event“

NB: Send ikke links til eventet til kunder, når det er i kladde. Tilmeldingerne er i test-tilstand, og vil derfor være ugyldige– ligesom evt. betaling også kun er i test.

Offentliggjort

Eventet er aktivt og åbent for tilmelding (på den dato du har defineret).
Eventet vil være synligt på eventlisten hvis du har valgt “Synlig for alle”.

Vi har omdøbt “publicer” og “publiseret” til at hedde offentliggør/offentliggjort.

Pause

Et event på pause, er markeret med rødt på eventlisten.
Når du har offentliggjort dit event, men får brug for at foretage ændringer i eventopsætningen, skal du være opmærksom på at nogle tilretninger, kræver at eventet pauses (f.eks. ændring af tid og sted).
Hvis eventet pauses, vil det forsvinde fra eventoversigten, og det vil ikke længere være muligt at tilmelde sig.
Klikker man på eventlinket, får man besked om at eventet er pauset.
Vi anbefaler at du for så vidt muligt undgår at pause events, medmindre det er nødvendigt. Hvis du får brug for at pause eventet, så forsøg at gøre det på et tidspunkt, hvor der ikke er tilmeldinger i gang.

NB: Pauser du et event, mens en kunde er i gang med tilmeldingen, vil bestillingen blive afbrudt.

Arkiveret

Et arkiveret event, er markeret med grå.
Når dit event er afholdt bliver det automatisk afregnet og arkiveret 3 hverdage efter slutdatoen.
Den omsætning du evt. har til gode bliver automatisk overført til den angivne konto.
Et arkiveret event, er således lukket og tilmelding er ikke længere muligt.

Du kan altid finde tilbage til dit gamle event.

Vælg filtreret Arkiverede
Find det event, du har brug for oplysninger om.

Du kan

Tilgå tilmeldingsdata og mailadresser på de tilmeldte – medmindre de er anonymiserede grundet GDPR.
Se tilmeldingsformularen
Downloade rapporter
Se afregningsdetaljer
Se ordrer
Kopiere eventet

Du kan ikke

Foretage refunderinger

Indlægget Eventtilstande: kladde, pause, offentliggjort og arkiveret blev først udgivet på Event IT Support.

Sådan kopierer du et event

Rikke Hein — Tue, 23 Nov 2021 06:04:51 +0000

Du kan få brug for at kopiere et allerede oprettet eller tidligere afholdt event – f.eks en ekstra-koncert eller et populært kursus der gentages.

Du kan kopiere de fleste events på kort tid med ganske få klik.

Kopier et event

Vælg Events i venstremenu

Klik på Mine events

Klik på Kopier event knappen

Du får følgende 3 valgmuligheder:

1. Fortsæt med kopiering– Du kopierer eventet fuldstændig med alle felter og tekster.

2. Opret med skabelon – Du laver et nyt event med samme opsætning, men uden indholdet fra den event, du kopierer.

3. Opret med skabelon – behold tekster og billeder fra eventet – Du får en kopi, hvor alle tekster og billeder kopieres med. Er der sket rettelser i den skabelon, eventet er oprettet på baggrund af, medtages disse i dit nye event.

Hvis du skal bruge en eksakt kopi, vælger du Fortsæt kopiering

Efterfølgende skal du:

Indtast eventets navn, og foretag evt. ændringer i tekst
Vælg datoer for eventet
Tilføj evt. lokation
Klik på Kopiér i nederste højre hjørne af guiden

Eventet oprettes – og er herefter i kladdetilstand.

Har du brug for at ændre på opsætningen – f.eks. priser og antal til rådighed, tilføje eller fjerne felter, så kan du gøre dette under deltagertyper på eventet.

Dato, tid sted mv. kan du rette til under eventdetaljer.

Hvis der i det oprindelige er opsat datobegrænsninger – f.eks. på priser, eller enkelte valg, der ikke kan foretages efter en vis dato, så flyttes disse begrænsninger med i det nye event – men datoerne flyttes relativt.

Enkelte events oprettet på baggrund af komplekse skabeloner og kan derfor ikke kopieres.

Sker dette, kan du altid henvende dig til os, så hjælper vi dig videre.

Indlægget Sådan kopierer du et event blev først udgivet på Event IT Support.

Eventskabeloner

Rikke Hein — Tue, 23 Nov 2021 06:04:32 +0000

Generelle eventskabeloner

Når du opretter et event, benytter du en eventskabelon. Skabelonen sparer dig for tid, så du ikke skal oprette eventet fra bunden.

Du vælger den skabelon, der passer bedst til dit formål – og opretter dit event.

Systemet har to generelle skabeloner:

Billetsalg
Deltagertilmelding

Billetsalg

Billetsalger en simpel skabelon, du kan bruge ved. f.eks. salg af billetter til koncerter o.a., hvor du ikke har brug for oplysninger som navn, mail og tlf. på hver enkelt deltager.

Deltagertilmelding

Deltagertilmeldingvælger du, når du har brug for oplysninger på hver enkelt deltager – f.eks. ved en konference, et kursus mv. Som standard er felterne navn mail og mobil tilføjet, og du kan tilføje flere i oprettelsen.

Opret egen eventskabelon

Vælg Events i venstremenu

Klik på Mine events

Vælg dernæst hvilket event din skabelon skal laves på baggrund af

Klik på Kopier event knappen og vælg Opret skabelon

Herefter kommer der en sidedialog frem og du skal klikke på Opret skabelon

Eventet vil blive konverteret til en skabelon

Eventet vil blive konverteret til en skabelon og kan fremover findes i venstremenu under menupunktet Events > Mine eventskabeloner

Hvis du er logget ind som en afdeling, findes eventskabelonerne på hovedafdelingens arrangør – og evt. ændringer skal ske her.

Hjælp til opbygning af skabelon

Har du brug for en specifik skabelon til netop dit behov – f.eks. til en konference eller lign. hvor der er mange til-og fravalg , hjælper vi dig gerne. Kontakt os og få en snak om hvad du har brug for, og vi finder en løsning.

Indlægget Eventskabeloner blev først udgivet på Event IT Support.

Hvem kan tilmelde sig? Privat eller synlig for alle.

Rikke Hein — Tue, 23 Nov 2021 06:10:57 +0000

Når du opretter et event, skal du tage stilling til, om det skal være “synlig for alle” eller “privat”.

Du kan også efterfølgende ændre indstillingen på eventet under eventdetaljer.

"Synlig for alle" events

Et event, som er synlig for alle, vises på eventlisten (medmindre du har sat en synlighedsperiode) og alle kan tilmelde sig.

"Private" events

Et privat event vises ikke på eventlisten, og tilmelding kan kun foretages via direkte link. Der indsættes en token i linket.

Linket finder du under Del (eventlinks)

Du skal være opmærksom på at linket ikke er unikt – det vil sige, at alle der har linket kan tilmeldes – medmindre andre begrænsninger for tilmelding er opsat.

Deler du linket på f.eks. din hjemmeside, skal du derfor være opmærksom på, at alle der klikker, kan tilmelde sig.

Vær opmærksom på linket, når du ændrer status

Du kan altid ændre et event fra “synlig for alle” til “privat” – og omvendt.

Hvis du ændrer fra “synlig for alle” til “privat”, skal du dog være opmærksom på, at tidligere udsendte links ikke længere virker.

Det nye link, vil du kunne tilgå under Del(eventlinks)

Indlægget Hvem kan tilmelde sig? Privat eller synlig for alle. blev først udgivet på Event IT Support.

Antal billetter/pladser til rådighed på dit event

Rikke Hein — Tue, 23 Nov 2021 06:10:20 +0000

Når du opretter et event, kan du angive hvor mange billetter/pladser der er til rådighed.

Du kan angive antal for bestemte deltagertyper, for hele eventet og du kan angive, hvor mange billetter/pladser man kan købe pr. ordre.

Er du i gang med eventoprettelsen, vil du kunne foretage disse valg på trinnet Deltagertyper – og efterfølgende kan du rette til via punktet med samme navn på eventets oversigt.

Indstilling af det overordnede antal deltagere/billetter

Som oftest har du brug for at sætte et max. antal pladser eller billetter på dit event – uanset hvilken type billet, der købes.

Eks. Du har et kursus med plads til 500 gæster. Du udbyder voksen- og pensionistbilletter og det er underordnet, hvor mange af hver type, der kommer, så længe antallet ikke overstiger 500.

Skal du sætte en overordnet begrænsning, gør du følgende:

Klik på det store tandhjul over deltagertyperne

Indtast antallet og klik derefter på gem

Nu er den overordnede begrænsning sat, og du vil ikke kunne sælge mere end det tilladte antal billetter.

Indstilling af antal på specifikke deltager- og billettyper

I nogle tilfælde har du brug for at begrænse en specifik deltagertype.

Eks. Du har et kursus med plads til 500 gæster. Af disse 500 pladser er 100 stk. VIP-pladser, og du kan derfor ikke sælge mere end 100 af denne type.

Skal du sætte en specifik begrænsning på en eller flere deltagertyper, gør du følgende:

Indtast antallet af tilgængelige billetter/pladser i feltet Antal til rådighed på deltagertypen/erne.

Hvis du allerede har indtastet et overordnet antal på hele eventet, behøver du ikke indtaste antal på de deltagertyper, der er sat til uendelig – systemet sørger for, at der ikke sælges mere end det overordnede antal.

Hvis du derimod har specifikke antal til flere deltagertyper, så indtaster du antallet for disse.

Begrænsning af antal pladser/billetter, der kan bookes pr. deltagertype eller pr. ordre

Har du brug for at dine deltagere kun kan vælge et bestemt antal, når de foretager tilmeldingen, kan du let klare det også.

Indstil et bestemt antal pr. deltagertype

Må man kun købe f.eks. 2 VIP-billetter pr. ordre, men gerne flere alm. billetter i samme ordre, indstiller du det ved at klikke på det lille tandhjul ved deltagertypens felt Antal til rådighed

Indstil et bestemt antal til rådighed pr. ordre

Skal antallet man kan bestille pr. ordre derimod være for alle billettyper, gør du følgende:

Klik på det store tandhjul over deltagertyperne

Indtast det antal billetter/pladser man må booke pr. ordre på tværs af deltagertyper.

NB: Antal til rådighed er automatisk sat til uendeligt (et vandret 8-tal) på alle deltagertyper.

Indlægget Antal billetter/pladser til rådighed på dit event blev først udgivet på Event IT Support.

Sådan sletter du et event

Rikke Hein — Tue, 23 Nov 2021 06:09:09 +0000

Du kan slette events, der er i kladde eller som ikke har fået tilmeldinger endnu.

Events, der ikke kan slettes vil automatisk forsvinde fra din eventliste, når eventet arkiveres.

NB: Slettede events kan ikke gendannes!

Sletning af event i kladde

Klik på Slet event knappen

Bekræft sletning

Sletning af offentliggjort event – uden tilmeldinger

Du kan slette et event, som er offentliggjort, hvis der ikke er foretaget tilmeldinger endnu.

Først skal du ændre eventets tilstand fra Offentliggjort til Kladde

Klik på Skift tilstand på eventet og vælg Sæt i kladde

Derefter klikker du på Slet event knappen

Bekræft sletningen

Indlægget Sådan sletter du et event blev først udgivet på Event IT Support.

Sådan tester du dit event

Rikke Hein — Tue, 23 Nov 2021 06:08:25 +0000

Inden du offentliggør dit event, og starter billetsalg eller tilmelding, er det vigtig at du tester eventet grundigt.

Når eventet er i kladde(markeret med gul på din eventliste), kan du gennemføre en testtilmelding, og opleve tilmeldingsprocessen fuldstændig som deltageren vil – inklusiv testbetaling. Du vil også få tilsendt evt. testbillet/bekræftelse og kvittering.

Du kan foretage testrefunderinger, hente rapporter, opsætte rabatkoder – du kan kort sagt alt i testen, som du ville kunne på det offentliggjorte event.

Vi anbefaler, at du mindst gennemfører to testtilmeldinger – og gerne flere.

Sådan tester du tilmeldingsflowet

Klik på Test tilmelding knappen

Du har nu 3 valgmuligheder:

Hurtig visning – Hurtig visning anbefaler vi, hvis du skal afprøve tilmeldingsformularens felter, for at se om de rigtige felter kommer frem som ønsket. Du gennemgår ikke købsflowet, men blot selve tilmeldingen.

Fuld visning – Vælger du fuld visning, starter du et prøvekøb, som kunden vil opleve det, efter man har klikket på Køb billet. Du går hele købsflowet igennem.

Eventside – Eventside er oplagt at bruge, hvis du skal se, hvordan din eventtekst og øvrige informationer ser ud for kunden. Her starter du tilmeldingen, som en kunde, der har klikket på knappen Vis mere. Vil du afprøve det egentlige køb, så klikker du på Køb/tilmeld.

Du kan efterfølgende slette testtilmeldingerne, hvis du får brug for det, ved at klikke på Slet testtilmeldinger – ellers slettes de automatisk, når du offentliggør eventet.

Vil du se hvordan hvordan eventet ser ud fra eventlisten, gør du følgende:

Klik på Del(eventlinks) og derefter på Gå til eventsiden

Sådan tester du eventfunktioner

Vælg den funktion, du vil afprøve ved at klikke på en funktion i eventets oversigt.

Du skal have foretaget testtilmeldinger, du kan afprøve systemets funktioner på.

Som tidligere nævnt, kan du afprøve alle funktioner, herunder bla.

Annullering og refundering af tilmeldinger
Opsætning af rabatkoder
Udsende mails til deltagere
Ændring af ordrer
Opsætning og download af rapporter
Invitationer

NB: Vær dog opmærksom på, at de mails du bruger ved testtilmeldinger er din egen – eller andre der er involveret i eventopsætningen.

Ekstern test

Er der andre i din organisation, der skal teste eventet, kan du tilsende dem linket til eventet, og lade dem foretage en testtilmelding.

Linket finder du under Del(eventlinks)

NB: Del ikke linket med rigtige kunder før eventet er offentliggjort, da tilmeldinger foretaget i test er ugyldige, og forsvinder ved offentliggørelse af eventet

Indlægget Sådan tester du dit event blev først udgivet på Event IT Support.

Del dit event online

Rikke Hein — Mon, 16 Jan 2023 14:04:05 +0000

For at kunne dele dit event online så kan du her se hvordan du finder linket til eventdetaljesiden. Det er det samme link som du får præsenteret når du offentliggør dit event.

Gå til det event som du vil dele

Klik på Del (eventlinks) i eventoversigten

Du har nu mulighed for at hente et link til eventdetaljesiden som du kan dele med andre. Dette er det direkte link til eventtilmeldingen.

Hvis du ønsker at tilmelde nogle personer udenfor tilmeldingsperioden så har du mulighed for at aktivere dette ved at aktivere “Link til forhånds- og eftertilmelding”. Den specielle url til dette kan du så dele med de personer du ønsker.

Hvis du vil gøre dit eventlink mere læsbart så kan du gøre dette ved at klikke på “Angiv brugerdefineret link”, men pas på med at ændre i dette hvis eventet er delt eller hvis invitationer er sendt ud da dette kan resultere i at tilligere udsendte links ikke vil fungere.

Indlægget Del dit event online blev først udgivet på Event IT Support.