Privatlivspolitik

Event IT som dataansvarlig

Event IT er dataansvarlig for behandlingen af de personoplysninger, vi indsamler om dig.

Det betyder, at vi er ansvarlige for, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med gældende databeskyttelseslovgivning, herunder databeskyttelsesforordningen (GDPR).
I denne privatlivspolitik kan du læse:

• hvilke personoplysninger vi behandler
• hvorfor vi behandler dem
• hvor længe vi opbevarer dem
• hvilke rettigheder du har

Hvis din relation til os ikke er dækket af denne politik (fx hvis du er ansat hos os), vil du modtage særskilt information.

1. Hvad er personoplysninger

Personoplysninger er enhver form for information, der kan knyttes til en identificeret eller identificerbar person.
Vi behandler kun personoplysninger, når det er nødvendigt for et specifikt formål, og vi behandler altid oplysningerne fortroligt.

2. Databeskyttelse

Vi beskytter dine personoplysninger mod tab, misbrug, uautoriseret adgang eller ændring.
Det gør vi gennem både tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger. Vi behandler kun personoplysninger, når vi har et lovligt behandlingsgrundlag.

3. Hvor kommer dine oplysninger fra

Vi indsamler personoplysninger på flere måder, for eksempel:

• når du besøger vores hjemmeside
• når du udfylder formularer på hjemmesiden
• når du kontakter os via e-mail eller telefon
• når du tilmelder dig nyhedsbrev
• når du interagerer med os på sociale medier

4. Når du bruger vores system

Når du køber eller anvender Event IT-systemet, kan vi behandle følgende oplysninger:

• navn
• adresse
• e-mail
• telefonnummer
• stilling
• virksomhedsnavn og CVR-nummer
• betalingsoplysninger

Formålet er at levere og administrere vores system og tjenester. Behandlingsgrundlaget er opfyldelse af en kontrakt (GDPR art. 6, stk. 1, litra b). Vi opbevarer som udgangspunkt oplysningerne i indeværende år + 5 år efter kundeforholdets ophør, blandt andet af hensyn til bogføringsloven.

5. Når vi er databehandler

Når vores kunder anvender Event IT-systemet til deres egne arrangementer eller medlemsadministration, fungerer vi som databehandler. Det betyder, at vi behandler personoplysninger på vegne af kunden, som er dataansvarlig.

Hvis du har spørgsmål til behandlingen i disse tilfælde, skal du kontakte den ansvarlige arrangør eller virksomhed.

6. Kundeservice og support

Når du kontakter os via e-mail, telefon eller kontaktformular, behandler vi:

• dine kontaktoplysninger
• indholdet af din henvendelse

Formålet er at kunne besvare din henvendelse og yde support. Behandlingsgrundlag:

• kontrakt (GDPR art. 6, stk. 1, litra b)
• legitim interesse i at kunne besvare henvendelser (art. 6, stk. 1, litra f)

Oplysninger slettes, når de ikke længere er nødvendige.

7. Videregivelse af oplysninger

Vi anvender eksterne leverandører til blandt andet:

• hosting
• betalingsløsninger
• kommunikation
• IT-drift

Når vi bruger databehandlere, indgår vi databehandleraftaler, så oplysninger kun behandles efter vores instruktion. Vi prioriterer leverandører i EU eller i lande godkendt af EU-Kommissionen. I visse tilfælde kan oplysninger videregives til selvstændige modtagere som:

• banker
• inkassoselskaber
• revisorer

8. Overførsel til tredjelande

I nogle tilfælde kan personoplysninger overføres til leverandører uden for EU/EØS. Når dette sker, sikrer vi et tilstrækkeligt beskyttelsesniveau, fx gennem EU-Kommissionens standardkontrakter.

9. Nyhedsbrev

Når du tilmelder dig vores nyhedsbrev, behandler vi:

• navn
• e-mailadresse
• information om åbning og klik i nyhedsbrevet

Formålet er at sende relevant information og forbedre vores kommunikation. Behandlingsgrundlaget er dit samtykke (GDPR art. 6, stk. 1, litra a). Du kan til enhver tid afmelde nyhedsbrevet via linket i e-mailen.

10. Sociale medier

Når du følger eller interagerer med os på sociale medier, kan vi behandle:

• navn
• kommentarer
• likes
• beskeder

Vi anvender disse oplysninger til at kommunikere med brugere og markedsføre vores tjenester. Behandlingsgrundlaget er vores legitime interesse i markedsføring (GDPR art. 6, stk. 1, litra f). Sociale medier behandler også oplysninger om dig. Du kan læse mere i deres egne privatlivspolitikker.

11. Brug af billeder

Vi kan offentliggøre billeder fra arrangementer eller aktiviteter, hvis billederne ikke fokuserer specifikt på enkeltpersoner, og hvis offentliggørelsen vurderes at være harmløs.
Behandlingsgrundlaget er vores legitime interesse (GDPR art. 6, stk. 1, litra f). Hvis billeder bruges til markedsføring med fokus på enkeltpersoner, indhentes samtykke.

12. Leverandører og samarbejdspartnere

Når vi samarbejder med virksomheder, behandler vi typisk oplysninger om kontaktpersoner, fx:

• navn
• e-mail
• telefonnummer
• stilling

Formålet er at kunne administrere samarbejdet. Oplysningerne slettes normalt, når samarbejdet ophører, medmindre vi er forpligtet til at gemme dem efter lovgivningen.

13. Rekruttering

Hvis du søger job hos os, behandler vi oplysninger i:

• ansøgning
• CV
• eventuelle bilag

Formålet er at vurdere din ansøgning. Behandlingsgrundlaget er vores legitime interesse i at gennemføre en rekrutteringsproces. Ansøgninger slettes normalt senest 6 måneder efter afsluttet rekruttering, medmindre du giver samtykke til længere opbevaring.

14. Cookies

Vi anvender cookies på vores hjemmeside.

Cookies bruges blandt andet til:

• at sikre hjemmesidens funktion
• at føre statistik over brug
• at forbedre brugeroplevelsen

Du kan læse mere i vores cookiepolitik og ændre dit samtykke via vores cookie-banner.

15. Dine rettigheder

Du har efter databeskyttelseslovgivningen en række rettigheder.

Du kan blandt andet:

• indsigt
• rettelse
• sletning
• begrænsning
• dataportabilitet
• indsigelse

Hvis behandlingen er baseret på samtykke, kan du til enhver tid trække dit samtykke tilbage.

16. Klage

Hvis du er utilfreds med vores behandling af dine personoplysninger, kan du klage til Datatilsynet:
www.datatilsynet.dk